KI-Kompetenz & KI-Nutzungsrichtlinie

Artikel 4 der KI-Verordnung (KI-Kompetenz) gilt seit dem 2. Februar 2025. Anders als die Produktpflichten für Hochrisiko-Systeme, die 2027–2028 greifen, ist diese Pflicht jetzt in Kraft und bindet Betreiber — jede Organisation, die KI beruflich einsetzt — unabhängig davon, ob eines Ihrer Produkte hochriskant ist. Sie verlangt Maßnahmen, um ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz bei den Personen sicherzustellen, die KI in Ihrem Auftrag betreiben — angemessen zu deren Kenntnissen, Rolle und Einsatzkontext.

Die Verordnung schreibt kein Curriculum, keine Prüfung und kein Zertifikat vor. Sie weisen Kompetenz mit Maßnahmen nach — einer Richtlinie, rollengerechter Sensibilisierung und Aufzeichnungen — nicht mit einem Zertifikat. Resilic hilft Ihnen, diese Maßnahmen zu organisieren und zu belegen. Es zertifiziert keine KI-Kompetenz, und die bereitgestellten Vorlagen sind Ausgangspunkte, keine Rechtsberatung.

Die KI-Nutzungsrichtlinie

Entwerfen Sie unter Dokumente → KI-Nutzungsrichtlinie die KI-Nutzungsrichtlinie Ihrer Organisation. Sie folgt demselben Ablauf „KI entwirft, Sie unterschreiben“ wie die anderen Richtlinien:

• Erzeugen Sie eine Startvorlage — Zweck, Geltungsbereich, zulässige Nutzung, menschliche Aufsicht, Transparenz, untersagte Nutzung, Rollen & Schulung sowie Überprüfung — fundiert und klar als Ausgangspunkt gekennzeichnet.
• Bearbeiten Sie sie so, dass sie zu Ihrer tatsächlichen Arbeitsweise passt.
• Unterschreiben Sie sie. Das Unterschreiben erfasst, wer sie wann freigegeben hat, und vergibt eine Versionsnummer.

Die Versionierung ist für die Bestätigung wichtig. Jede Freigabe erhöht die Version. Wenn Sie eine neue Version freigeben, werden die Mitarbeitenden aufgefordert, erneut zu bestätigen, dass sie sie gelesen haben — damit eine wesentlich geänderte Richtlinie nicht ungelesen bleibt.

Bestätigung

Sobald die Richtlinie freigegeben ist, erstellen Sie für jede Person einen persönlichen Bestätigungslink auf dem Bildschirm „Mitarbeitende“ (Bestätigungslink — der Link wird in die Zwischenablage kopiert und ihr per E-Mail gesendet, nach bestem Bemühen). Der Link ist ein einmaliges, ablaufendes Token — kein Konto, kein Platz. Die Person öffnet ihn, liest die Richtlinie und bestätigt per Klick; Resilic erfasst, wer welche Version wann bestätigt hat.

Die Abdeckungsansicht auf dem Bildschirm „Mitarbeitende“ zeigt den Stand jeder Person zur aktuellen Version:

• Bestätigt — hat die aktuelle Version bestätigt.
• Erneut bestätigen — hat eine ältere Version bestätigt; inzwischen wurde eine neuere freigegeben.
• Ausstehend — ein Link ist unterwegs, noch nicht bestätigt.
• Nicht bestätigt — noch kein Link erstellt.

Bleiben Links unbestätigt, erhalten Abonnenten der Benachrichtigung „Ausstehende Richtlinien-Bestätigungen“ einen wöchentlichen Hinweis, wer nachzufassen ist. Das Freigeben einer neuen Richtlinienversion setzt alle auf Erneut bestätigen — eine wesentlich geänderte Richtlinie wird erneut bestätigt, nicht angenommen.

Das Mitarbeiterverzeichnis

Führen Sie unter Mitarbeitende ein Verzeichnis der Personen, für die Ihre Artikel-4-Maßnahmen gelten — die Gruppe, die die Richtlinie bestätigt und Schulungen absolviert (beides folgt in den nächsten Ausbaustufen). Es ist bewusst datenminimal: Name, dienstliche E-Mail und eine optionale Rolle sowie optionale Verknüpfungen zu den KI-Systemen aus Ihrem Inventar, mit denen eine Person arbeitet. Fügen Sie Personen einzeln hinzu oder importieren Sie eine CSV (name, email, optional role), zugeordnet über die E-Mail.

Rollen haben Identität. Eine eingetippte Rolle wird mit dem Rollenregister verknüpft (ohne Beachtung der Groß-/Kleinschreibung — „qs-leitung“ und „QS-Leitung“ sind dieselbe Rolle; die Schreibweise des Registers gewinnt). Das Rollen-Panel unter dem Verzeichnis verwaltet sie zentral: Eine Umbenennung aktualisiert alle Beschäftigten mit dieser Rolle, eine Umbenennung auf eine bestehende Rolle führt beide nach Bestätigung zusammen, ungenutzte Rollen lassen sich löschen. Weil Schulungsanforderungen auf die Rolle selbst zielen — nicht auf ihre Schreibweise — ändert eine Umbenennung nie, wer schulen muss. Ein Tippfehler in der Rolle würde sonst jemanden stillschweigend von einer Pflichtschulung ausnehmen; einmal zentral korrigieren, und Schulungsmatrix und Nachweispaket folgen sofort.

Mitarbeitende sind keine App-Benutzer — sie haben keinen Resilic-Platz und melden sich hier nirgends an. Das Entfernen einer Person löscht den Datensatz.

Schulung

Erfassen Sie unter Schulung die Schulungen, die Ihre Artikel-4-Maßnahmen erfordern — und vor allem, für wen sie gelten. Eine Anforderung hat einen Titel, einen externen Inhaltslink (Resilic protokolliert den Abschluss; in Phase 1 hostet es die Inhalte nicht) und eine Zielgruppe:

• Alle Mitarbeitenden — alle im Verzeichnis.
• Eine Rolle — alle, die eine der von Ihnen angegebenen Rollen innehaben (kommagetrennt, z. B. „QS-Leitung, Maschinenbediener“; bekannte Rollen erscheinen als anklickbare Chips). Eine Anforderung kann mehrere Rollen zugleich adressieren. Adressiert wird die Rollen-Identität — eine spätere Umbenennung ändert die Zielgruppe nie.
• KI-Bedienende — alle, die mit einem KI-System aus Ihrem Inventar verknüpft sind. Das ist der vertikale Kniff: Die Anforderung wird abgeleitet aus dem, wer tatsächlich mit welcher KI arbeitet — keine abstrakte Matrix. Verknüpfen Sie Personen auf dem Bildschirm „Mitarbeitende“ mit KI-Systemen.

Legen Sie eine optionale Wiederholung (in Monaten) fest; ein Abschluss wird überfällig, sobald er älter ist. Die Matrix zeigt je Anforderung die betroffenen Mitarbeitenden und ihren Stand — Erledigt, Überfällig oder Offen — sowie eine Erledigt/Betroffen-Zählung. Erfassen Sie einen Abschluss mit dem Datum, an dem die Person ihn abgeschlossen hat.

Bei einer wiederkehrenden Anforderung mit internem Lehrplan schließt Resilic den Kreis für Sie: Läuft der Abschluss einer Person über die Wiederholung hinaus ab, wird ihr automatisch ein frischer Portal-Link ausgestellt und per E-Mail zugesendet — sie legt die Schulung einfach erneut ab. Sie müssen nichts von Hand neu ausstellen, und es erfolgt einmal pro Ablauf (ein wieder geöffneter, noch nicht abgeschlossener Link wird erst dann erneut ausgestellt, wenn er abgeschlossen ist und erneut abläuft).

Schulungsinhalte (eigene Lektionen erstellen)

Eine Schulungsanforderung kann auf einen externen Link verweisen — Sie können die Inhalte aber auch direkt in Resilic erstellen und alles an einem Ort behalten. Erstellen Sie unter Schulungsinhalte einen Lehrplan: eine betitelte, geordnete Sammlung von Lektionen, jede in Markdown verfasst. Nichts verlässt Resilic in Richtung eines Drittanbieter-LMS.

• Erstellen Sie einen Lehrplan mit Titel und optionaler Beschreibung. Er beginnt als Entwurf. Oder Aus Vorlage starten, um einen eingebauten Starter-Lehrplan zur KI-Kompetenz zu klonen — einen allgemeinen Ausgangspunkt (was KI ist, akzeptable Nutzung, menschliche Aufsicht, Grenzen, wo man nachfragt), den Sie bearbeiten und besitzen. Wie jede Vorlage hier ist er keine Rechtsberatung und landet als Entwurf zur Durchsicht.
• Mit KI entwerfen — geben Sie ein Thema ein (z. B. „KI-Kompetenz für Maschinenbediener“), und die integrierte KI entwirft einen ganzen Lehrplan — mehrere Lektionen und ein kurzes Quiz — als bearbeitbaren Entwurf. Das ist die Regel „Die KI entwirft, Sie unterzeichnen“: Die KI liefert einen Ausgangspunkt, Sie bearbeiten und veröffentlichen ihn; er wird nie automatisch veröffentlicht, ist keine Rechtsberatung und kein Zertifikat. (Ohne konfigurierten KI-Schlüssel funktioniert es dennoch — ein eingebauter Ersatz erzeugt einen sinnvollen Entwurf.)
• Fügen Sie Lektionen hinzu und schreiben Sie jede in Markdown. Ordnen Sie sie mit den Auf-/Ab-Reglern um; die Reihenfolge ist die Lesereihenfolge für die Mitarbeitenden. Sie können auch eine einzelne Lektion mit KI entwerfen aus einem kurzen Hinweis (z. B. „menschliche Aufsicht für Bedienende“) — sie wird als bearbeitbarer Entwurf angehängt — oder mit einem Klick ein Quiz aus Ihren Lektionen generieren. Wie überall entwirft die KI, und Sie bearbeiten und veröffentlichen; nichts wird automatisch veröffentlicht.
• Veröffentlichen Sie, wenn er fertig ist. Ein Lehrplan braucht mindestens eine Lektion, bevor er veröffentlicht werden kann — ein Entwurf kann Mitarbeitenden nicht zugewiesen werden. Das Veröffentlichen ist umkehrbar: Zurückziehen setzt ihn für Bearbeitungen wieder auf Entwurf.

Einen Lehrplan zuweisen

Sobald ein Lehrplan veröffentlicht ist, kann eine Schulungsanforderung ihn statt eines externen Links als Inhalt verwenden: Wählen Sie ihn auf dem Bildschirm Schulung unter Interner Lehrplan. Alles Übrige an der Anforderung bleibt gleich — dieselben Zielgruppen (alle Mitarbeitenden, eine Rolle oder KI-Bedienende), Wiederholung und Abschlussmatrix aus Phase 1 gelten weiter. Nur ein veröffentlichter Lehrplan kann zugewiesen werden; ein Entwurf wird nicht angeboten.

An Mitarbeitende senden

Für eine Anforderung mit internem Lehrplan erhält jede betroffene Person in der Matrix die Aktion Link ausstellen, und die Anforderung insgesamt hat An alle ausstellen — ein Klick stellt jeder betroffenen Person einen Link aus. Jeder ist ein persönlicher Magic-Link — kein Konto, kein Platz — der in die Zwischenablage kopiert und (nach bestem Bemühen) per E-Mail an die Mitarbeitenden gesendet wird und 60 Tage gültig ist. Die Person öffnet ihn und liest die Lektionen des Lehrplans direkt im Browser; nichts wird über ein Drittanbieter-LMS ausgeliefert.

Die Matrix zeigt dann den Portal-Status jeder Person — ob ein Link ausgestellt wurde, ob sie ihn geöffnet hat und ihr bestes Quiz-Ergebnis bisher — neben dem üblichen Erledigt / Überfällig / Offen.

Das Lesen des Materials (und, wenn der Lehrplan ein Quiz hat, dessen Ablegen) belegt eine Art.-4-Schulungsmaßnahme — es ist kein Zertifikat, und das Portal teilt der Person nie mit, sie sei „nun KI-kompetent“.

Hat der Lehrplan ein Quiz, beantwortet es die Person im Portal und es wird sofort bewertet; die richtigen Antworten werden nie vor dem Absenden an ihren Browser gesendet. Ein Bestehen (ein Ergebnis auf oder über Ihrer Bestehensgrenze) markiert die Schulung als abgeschlossen und setzt die Matrixzelle auf Erledigt; ein Nichtbestehen kann wiederholt werden. Bei einem Lehrplan ohne Quiz bestätigt die Person einfach, dass sie ihn gelesen hat. So oder so landet der Abschluss in derselben Matrix (Erledigt / Überfällig / Offen) wie externe Link-Schulungen — und jeder Quiz-Versuch wird als Nachweis aufbewahrt.

Ein Lehrplan ist eine Unterstützung Ihrer Bereitschaft für Ihre Artikel-4-Maßnahmen — Inhalte, die Sie besitzen und steuern. Er ist kein Zertifikat, und Resilic zertifiziert keine KI-Kompetenz. Die Auslieferung eines veröffentlichten Lehrplans an Mitarbeitende und die Erfassung, wer ihn gelesen hat, folgt in einem späteren Schritt; die Zuweisung an eine Schulungsanforderung wird zusammen mit der Schulungsmatrix behandelt.

Ein optionales Quiz

Ein Lehrplan kann ein Quiz enthalten — eine kurze Verständnisprüfung. Sie legen eine Bestehensgrenze (einen Prozentsatz) fest und fügen Fragen hinzu: jede hat einen Fragetext, 2–6 Optionen, eine als richtig markiert und eine optionale Rückmeldung, die nach dem Beantworten angezeigt wird. Die Bewertung ist einfach richtig ÷ gesamt, und bestanden ist ein Ergebnis auf oder über Ihrer Bestehensgrenze.

Die Bestehensgrenze ist Ihr eigener Qualitätsmaßstab, keine regulatorische Grenze — der KI-Verordnung schreibt weder eine Prüfung noch eine Bestehensgrenze vor, und das Bestehen eines Quiz zertifiziert nicht, dass jemand „KI-kompetent“ ist. Es ist eine weitere Möglichkeit, eine Maßnahme zu organisieren und zu belegen. Dass Mitarbeitende das Quiz ablegen und ihre Ergebnisse erfasst werden, folgt in einer späteren Phase; hier erstellen Sie die Fragen.

Nachweispaket

Wenn jemand fragt, was Sie für die KI-Kompetenz tun, sollten Sie die Antwort nicht von Hand zusammenstellen müssen. Auf dem Bildschirm Schulung erzeugt Artikel-4-Nachweis exportieren ein einziges PDF — das Paket „KI-Verordnung Artikel 4 — Maßnahmen zur KI-Kompetenz“ —, das den aktuellen Stand zusammenführt:

• die freigegebene KI-Nutzungsrichtlinie (Version, wer sie wann unterschrieben hat, sowie der volle Text);
• die Bestätigungsabdeckung — wer die aktuelle Version bestätigt hat und wer noch aussteht;
• die Schulungsmatrix — jede Anforderung, für wen sie gilt und deren Abschlussstand.

Es trägt einen klaren Hinweis: Es belegt Ihre Maßnahmen und ist keine Zertifizierung der KI-Kompetenz oder der Konformität. (Die Richtlinie muss vor dem Export freigegeben sein.)

Was das ist — und was nicht

• Eine Orientierungshilfe, um Ihre Artikel-4-Maßnahmen zu organisieren und zu belegen — keine Zertifizierung der KI-Kompetenz und für sich genommen kein Konformitätsnachweis.
• In Ihrer Verantwortung. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt; Sie bearbeiten und genehmigen den Wortlaut. Sie ist keine Rechtsberatung.
• Selbst gehostet und datenminimal. Weder Ihre Richtlinie noch Ihre Personendaten verlassen Resilic in Richtung eines Drittanbieter-LMS.

Inhaltssprache

Jedes Curriculum hat eine feste Inhaltssprache (Englisch oder Deutsch), festgelegt bei der Erstellung — KI-Lektionsentwürfe und Quiz-Generierung folgen ihr, damit das Material einsprachig bleibt. Das Schulungsportal für Beschäftigte zeigt Schaltflächen und Hinweise in derselben Sprache wie das Curriculum. Weisen Sie Ihren Beschäftigten das Curriculum in der passenden Sprache zu; die Curricula-Liste zeigt ein EN/DE-Kennzeichen.

Das KI-Anwendungsfall-Register

Unter Compliance → KI-Anwendungsfälle inventarisieren Sie, wofür Ihre Organisation selbst KI einsetzt — inklusive Schatten-KI — mit Anbieter, Ihrer Rolle (Betreiber oder Anbieter), internem Status und den Nutzenden (verknüpft aus Beschäftigte). Jeder Anwendungsfall erhält eine ehrliche Einstufung des Risikos: Der Vorschlag nennt, wogegen er geprüft hat (verbotene Praktiken nach Art. 5, Hochrisikobereiche nach Anhang III, Transparenzpflichten nach Art. 50), und die häufige ehrliche Antwort lautet minimales Risiko — die Schulungspflicht nach Art. 4 gilt trotzdem. Sie bestätigen die Stufe; Ihre Bestätigung ist die dokumentierte Entscheidung, und weder Vorschlag noch Bestätigung sind eine rechtliche Klassifizierung. Lücken-Kennzeichen zeigen Unfertiges (Stufe unbestätigt, Offenlegung dokumentieren, keine Nutzenden verknüpft), und das Register fließt in das Artikel-4-Nachweispaket ein — die Maßnahmen stützen sich auf dieses Inventar.

Art.-50-Transparenz-Offenlegungen

Je Anwendungsfall wählen Sie die zutreffende Art.-50-Pflicht — Interaktion mit KI (Abs. 1), Kennzeichnung KI-generierter Inhalte (Abs. 2/4), Emotionserkennung (Abs. 3) — oder dokumentieren das ehrliche „keine Pflicht identifiziert“, das die Prüfung selbst nachweist. Resilic entwirft die Offenlegungstexte aus Vorlagen (UI-Hinweis, Dokument-Fußzeile, Spezifikationsabsatz, EN oder DE); Sie bearbeiten und geben frei, und freigegebene Texte werden versionierte Nachweise im Artikel-4-Paket. Bearbeiten oder Neuerzeugen erfordert stets eine neue Freigabe, und nichts davon ist eine Compliance-Behauptung.